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如何在媒体关系中发送通讯稿
如何在媒体关系中发送通讯稿

通过“邮件联系”创建并发送通讯稿电子邮件。

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作者:Whitney W.
超过 10 个月前更新

欢迎使用在“媒体关系”中发送通讯稿指南。本文将介绍以下内容:

若要详细了解“媒体关系”所有功能,请参阅《如何在Meltwater中进行媒体研究》一文。


发送通讯稿

发送通讯稿之前,请确保你已在媒体列表中保存想要联系的记者。详情请参阅如何创建和整理媒体列表一文。

如需发送通讯稿,请按照下列步骤操作:

  1. 通过左侧导航栏前往“Media Relations”(媒体关系)

  2. 选择“邮件联系

  3. 点击紫色的“Actions”(操作)按钮

    注意事项:如果看不到该选项,请检查用户设置,确保你已设为管理员角色。

  4. 选择“Create outreach”(创建邮件联系)开始撰写新通讯稿。

注意事项:如果看到“Set Up Email”(设置电子邮件)弹出窗口,则在撰写通讯稿之前,需要先将自己的电子邮件地址添加为认可发件人。请参阅《如何添加认可发件人》一文。

现在可以在“Compose Email”(撰写电子邮件)栏下创建新通讯稿:

  1. 选择模板。下拉列表将包含团队之前保存的模板。详细了解如何创建和使用邮件联系模板

  2. 选择电子邮件发件人。如果所需发送地址不在列表中,请参阅《如何添加认可发件人》一文。

  3. 添加媒体列表。可以通过侧面的下拉列表或输入名称来完成此操作。也可以直接添加电子邮件地址。

  4. 添加主题。输入通讯稿主题。

  5. 设置通讯稿格式。建议先在Word文档中撰写通讯稿,然后将其复制/粘贴到此窗口中。还可以复制/粘贴通过“公关助手”撰写的通讯稿。通过下文详细了解格式化选项

  6. 添加附件。附加保存在设备上的文件,请参阅《附件大小限制是多少》一文。

  7. 发送预览。向自己发送预览,以确保通讯稿的格式符合预期。预览将发送到“发件人”电子邮箱。

  8. 稍后发送。可以选择“Save as Draft’”(另存为草稿),以便回来对通讯稿进行任何更改,或者通过选择通讯稿的发送日期和时间来“安排交付”。

  9. 立即发送。将立即发送通讯稿。

请观看这段简短视频,了解“媒体关系邮件联系”使用方法。


向一名记者发送通讯稿

在查看记者的个人资料预览或个人资料时,可以直接向此人发送通讯稿。

选项一:通过个人资料预览

  1. 点击一名记者即可打开其个人资料预览

  2. 选择“Email”(电子邮件)

  3. 这将打开新消息窗口,可以在其中撰写电子邮件

  4. 选择“Send”(发送)。

选项二:通过个人资料

  1. 打开记者的完整个人资料

  2. 点击紫色的“Actions”(操作)按钮

  3. 选择“Send Email”(发送电子邮件)

  4. 系统会打开新消息窗口,可以在其中撰写电子邮件

  5. 选择“Send”(发送)。

注意事项:如果通过Shared Inbox设置了电子邮件集成,则集成的电子邮件编辑器将代替邮件联系工具打开。


格式化工具

通过邮件联系发送新闻稿时,我们会提供RTF编辑器,让你可以正确设置文本格式,以便更好地向联系人发送消息。

格式选项包括:

  1. 系统字体——有11种字体选项可供选择。

  2. 字体大小——有七种字体大小选项中可供选择。

  3. 字体格式——选择文本粗体、斜体或下划线。

  4. 字体颜色——从颜色选择器中挑选预选颜色。

  5. 字体对齐——选择将字体向右、向左、居中或两端对齐。

  6. 其他选项——项目符号、编号、减少或增加文本缩进。

  7. 邮件合并—— 用名字和/或姓氏称呼记者。请注意,名字不会出现在邮件联系电子邮件的预览中。预览的收件人部分将显示[此处会出现名字],一旦将最终版本发送给记者或媒体列表,其姓名将显示名字。

  8. 添加附件——从保存在电脑中的文件中选择。

  9. 添加超链接——为通讯稿中的任何措辞添加超链接。系统将提示你添加URL、要显示的文本、标题以及所需链接打开方式。

  10. HTML——通过自行输入HTML源代码将定制提升至全新水平。


起草、安排发送和删除通讯稿

开始设置通讯稿格式后,如果不准备马上通过“Send now”(立即发送)发送,可以选择“Send later”(稍后发送)打开其他选项:

保存为草稿

同样是Meltwater用户的任何同事都可以打开发布草稿,并将其用作模板设计,以备将来复制。获取草稿的具体操作如下:

  1. 导航到“Media Relations”(媒体关系)

  2. 选择“邮件联系

  3. 可以查看所有通讯稿,可通过“Status”(状态)列识别草稿。

安排交付

在“稍后发送”中,根据所在时区安排发布通讯稿。在“稍后发送”中安排,具体操作如下:

  1. 选择“Schedule delivery”(安排交付)

  2. 选择日期和时间

  3. 点击“save”(保存)。

删除通讯稿

可以从所有通讯稿列表中删除草稿和已发送的通讯稿。在“邮件联系”中删除的具体操作如下:

  1. 将鼠标悬停在相关发布上方

  2. 选择串烧菜单

  3. 选择“Delete”(删除)。此操作将从视图中删除通讯稿的记录,请注意,没有可以从记者的电子邮件收件箱中撤消已发送发布的选项。


邮件限制

为了防止邮件进入垃圾信箱,并提高电子邮件打开率,我们设置了一些发送要求,以提高整体传播效果。

  • 一家公司每次发布的收件人数不得超过1000人。

  • 一家公司不得在24小时内向超过1000位收件人发送邮件。

    • 可以通过相关的电子邮件升级来解除此限制。请联系客户团队,了解有关邮件联系电子邮件升级的更多信息。


💡 提示

需要更多帮助?请随时通过在线聊天与我们联系,或查看我们的“客户社区”。

寻找答案并向Meltwater支持和社区专家处获取帮助。


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