Bienvenue dans votre guide de référence sur l'envoi d'un communiqué de presse dans l'onglet Relations médias. Cet article vous guidera à travers les points suivants :

Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de l'onglet Relations médias, consultez notre article d'initiation ici. Vous y trouverez, entre autres, des options de recherche de journalistes, de gestion de listes médias et de newswires.


Envoyer un communiqué de presse

Avant d'envoyer un communiqué, assurez-vous d'avoir enregistré les journalistes avec qui vous souhaitez prendre contact dans une liste média.

Consultez ce tutoriel qui vous indiquera la procédure à suivre pour envoyer un communiqué de presse sur votre écran.

  • Accédez à Relations médias depuis la barre de navigation de gauche.

  • Sélectionnez Diffusion

  • Commencez un nouveau communiqué en utilisant le bouton violet Action (si vous ne le voyez pas, consultez vos paramètres utilisateur pour vérifier que vous êtes configuré(e) en tant qu'administrateur)

  • Sélectionnez Créer une diffusion

Si une fenêtre contextuelle intitulée « Configurer Email » s'affiche, vous devrez d'abord ajouter votre adresse email en tant qu'expéditeur approuvé avant de rédiger votre communiqué. Consultez le tutoriel pour cette procédure ou obtenez davantage de détails dans cet article.

1. Sélectionnez votre modèle. La liste du menu déroulant devrait contenir les modèles enregistrés au préalable par votre équipe. Voir ci-dessous pour savoir comment enregistrer les modèles de diffusion.

2. Sélectionnez l'expéditeur de votre email. Si l'adresse d'expédition que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, veuillez vous référer aux détails ci-dessus pour le menu « Configurer Email ».

3. Ajoutez vos listes médias. Utilisez la liste déroulante prévue à cet effet située sur le côté ou tapez le nom désiré. Vous pouvez également ajouter des adresses email directement.

4. Procédez à la mise en forme de votre communiqué. Nous vous recommandons de tout écrire dans un document Word pour commencer, puis de copier/coller le résultat dans cette fenêtre. Vous pourrez même dupliquer ce communiqué plus tard afin de réutiliser la même mise en forme dans vos prochains communiqués.

Si vous avez besoin d'une assistance pour la mise en forme de votre design ou modèle de communiqué de presse, n'hésitez pas à contacter notre équipe via le Chat en direct.

5. Envoyer un aperçu à votre propre adresse.

6. Une fois les modifications effectuées, sélectionnez une option de distribution dans le coin inférieur droit. Vous pouvez soit Envoyer plus tard en programmant une date et une heure d'envoi ultérieur, soit Envoyer maintenant

Regardez cette courte vidéo de présentation de la fonction de diffusion avec Relations Médias :


Enregistrer un modèle de diffusion

Faites en sorte que la mise en page de votre communiqué se démarque et corresponde à l'image de marque de votre entreprise en enregistrant des modèles.

  • Accédez à Relations médias depuis la barre de navigation de gauche.

  • Sélectionnez Diffusion

  • Commencez un nouveau communiqué en utilisant le bouton violet Action (si vous ne le voyez pas, consultez vos paramètres utilisateur pour vérifier que vous êtes configuré(e) en tant qu'administrateur)

  • Sélectionnez Créer un modèle de diffusion

  • Donnez un nom à votre modèle

Pour mettre en forme le contenu du modèle, utilisez la barre d'outils située au-dessus du champ d'édition. Elle vous modifier les éléments de mise en forme.

Conseil d'expert : Si vous disposez déjà d'un modèle de communiqué dans un format modifiable tel qu'un document Word, vous pouvez copier-coller toutes les images et les éléments de mise en forme dans Meltwater.

  • Si vous souhaitez personnaliser davantage la mise en page, vous pouvez utiliser notre outil d'édition HTML. Pour savoir comment utiliser l'outil d'édition HTML, consultez ce guide.

  • Utilisez le bouton Envoyer l'aperçu pour visualiser la mise en page dans votre boîte de réception

  • Sélectionnez Enregistrer les modifications

  • Cliquez sur Terminer pour fermer la fenêtre d'édition


Envoyer un communiqué à un journaliste

Lorsque vous consultez la carte de contact d'un journaliste, sélectionnez l'icône email en haut à droite pour charger la fenêtre Composer un email afin de lui envoyer un message.

Email_a_Single_Journalist.png

Outils de mise en forme

Nous offrons l’éditeur de texte enrichi pour formater le texte pour mieux obtenir le message de contacts. Ajouter les images/logos, gras, italique, soulignement, lien hypertexte et liste à votre plaisir. Utilisez le bouton HTML à l’extrême droite de l’éditeur pour prendre la personnalisation au niveau suivant.

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Pour vous assurer que votre email est prêt à partir, vous aurez la possibilité de vous envoyer un email test avant de l'envoyer aux contacts.

Lors de l'utilisation du Mail Merge

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pour s'adresser à un journaliste par son nom, veuillez noter que le prénom n'apparaît pas dans l'aperçu des courriels de sensibilisation. La partie destinataire de l'aperçu affichera [LE PRÉNOM APPARAÎT ICI], et une fois que vous aurez envoyé la version finale au journaliste ou à la liste des médias, elle apparaîtra avec son nom en premier.


Planification, brouillons et suppression des communiqués

Ces fonctionnalités sont disponibles sous l'onglet Diffusion dans la section Relations médias (lien direct ici).

Une fois que vous avez commencé à mettre en forme votre communiqué, si vous n'êtes pas prêt(e) à l'envoyer, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer plus tard dans le coin inférieur droit, pour l'enregistrer comme brouillon ou planifier un envoi à une date ultérieure.

Les distributions provisoires de peuvent être ouvertes par n'importe lequel de vos collègues qui sont également des utilisateurs de Meltwater et utilisées comme modèle à dupliquer dans le futur. Dans la liste de toutes les distributions sur la page de diffusion, les projets peuvent être identifiés via la colonne Statut ou en utilisant le menu déroulant des filtres au-dessus de la case à cocher "tous".

À partir de la fenêtre Envoyer plus tard, vous pouvez planifier votre communiqué en fonction de votre fuseau horaire en sélectionnant une date et une heure d'envoi dans le calendrier.

Les brouillons et les communiqués envoyés peuvent être supprimés de la liste des communiqués. En survolant la distribution avec le curseur de la souris, cliquez sur l'icône du menu déroulant puis sélectionnez Supprimer. Cette action supprimera le communiqué de votre vue. Veuillez toutefois noter qu'il n'existe aucune option permettant de révoquer les distributions déjà envoyées de la boîte de réception des journalistes.


Les limites de l'email

Pour prévenir le spam et augmenter le taux d'ouverture de votre courrier électronique, nous avons mis en place certaines exigences en matière d'envoi qui augmenteront l'efficacité globale de votre action de sensibilisation. Nous avons inclus des messages in-app sur votre page de sensibilisation pour vous permettre de savoir à combien de destinataires vous pouvez envoyer des distributions dans une journée.

  • Une société ne peut pas envoyer à plus de 1 000 destinataires en une seule distribution

  • Une entreprise ne peut pas envoyer à plus de 1.000 destinataires dans une période de 24h


Merci pour votre attention. Pour toute autre question, n'hésitez pas à nous joindre sur le Chat en direct !

L'équipe Meltwater

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