メールでプレスリリースのフォーマットを設定するのに手こずることがあります。Microsoft Wordからコンテンツを転送する場合は特にそうです。プレスリリースが意図したレイアウトとデザインを維持し、時間の節約してよくあるエラーを回避できるよう、フォーマット設定のヒントを学びましょう。

この記事では次の内容について説明します：

お客様がワードプロセッシングアプリケーション（Microsoft Wordなど）でプレスリリースを作成するのはごく一般的です。ワードプロセッサーからメールエディターにテキストをコピー&ペーストすると、特にテキストにさまざまなフォーマットが施されている場合、予期しない（そして面倒な）フォーマット変更が起こることがあります。当社の推奨事項をご紹介する前に、メールエディターとワードプロセッサーの違いについて見てみましょう。

メディアリレーションでのアウトリーチに使用されるようなメールエディターはHTMLベースであり、フォーマット設定の一部の機能は備えていますが、文書作成ソフトと比較すると対応可能な書式設定の種類は限定的です。Meltwaterのメールエディターでは直接テキストを作成できます。また、書式設定がメールエディターでサポートされているものと類似しているものであれば、Microsoft Wordで作成されたテキストをそのままメールエディターにコピーして貼り付けることも可能です。

ただし、複雑なフォーマットはメールエディターで解釈する必要があり、自動的にHTMLフォーマットに変換されます。ここで問題が発生しやすいのです。以下では、一般的なフォーマット要件と、それに正しく対処するための推奨事項をご説明します。

箇条書きと番号付きリストは対応可能ですが、制限がいくつかあります。

利用可能なリストオプション：

利用可能なフォーマットオプション：

リストを使用する際、文字列揃え（中央揃えなど）は避けてください。行頭記号ではなくテキストのみに文字揃えが適用されるためです。

メールエディターにテキストを貼り付けるときは、「フォーマットを維持」オプションを選択することをおすすめします。以下のことにご注意ください：

段落と画像は、左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃え、右と左のインデントなど、標準のメニュー機能で簡単に配置できます。

ステップ：

コピー&ペーストで配置する場合、配置が元のMicrosoft Word文書でどのように定義されていたかによって、思った通りに位置が合わせられるかが決まります。

こういった推奨事項は画像の場合も同様です。

おすすめ：

注意：これはMicrosoft Wordをご利用の場合であり、Googleドキュメントなど他のワープロアプリには適用されません。

宛名の動的フィールドを挿入して、メールをパーソナライズすることができます。メールのコピー（フォント、サイズ、スタイル）をフォーマットする場合は、次の手順に従って、動的フィールドが正しくフォーマットされるようにしてください：

文章を書き終わった後で書式設定を適用しすると、書式設定は動的フィールドには適用されません。文章を書き始める前、そして動的フィールドを挿入する前に、必要なフォーマットを適用する必要があります。

プレスリリースをご利用される方の多くが抱える問題はMeltwaterプラットフォームに限るものではありません。複雑なフォーマッティングが施された文書をコピー&ペーストする際は問題が起こりやすく、メールエディターでピクセル単位で完璧なメールを作成しても、多岐にわたるなメールクライアントを利用する受信者側で同じように表示されるという保証はありません。

そのため、90ものメールクライアント上でメールが正しく表示されるようテストメールを送信して確認する企業があります。（例えば、Email on Acid）

💡ヒント

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