メールでプレスリリースのフォーマットを設定するのに手こずることがあります。Microsoft Wordからコンテンツを転送する場合は特にそうです。プレスリリースが意図したレイアウトとデザインを維持し、時間の節約してよくあるエラーを回避できるよう、フォーマット設定のヒントを学びましょう。
この記事では次の内容について説明します:
お客様がワードプロセッシングアプリケーション(Microsoft Wordなど)でプレスリリースを作成するのはごく一般的です。ワードプロセッサーからメールエディターにテキストをコピー&ペーストすると、特にテキストにさまざまなフォーマットが施されている場合、予期しない(そして面倒な)フォーマット変更が起こることがあります。当社の推奨事項をご紹介する前に、メールエディターとワードプロセッサーの違いについて見てみましょう。
メールエディターとワードプロセッサーの違いを理解する
メディアリレーションでのアウトリーチに使用されるようなメールエディターはHTMLベースであり、フォーマット設定の一部の機能は備えていますが、文書作成ソフトと比較すると対応可能な書式設定の種類は限定的です。Meltwaterのメールエディターでは直接テキストを作成できます。また、書式設定がメールエディターでサポートされているものと類似しているものであれば、Microsoft Wordで作成されたテキストをそのままメールエディターにコピーして貼り付けることも可能です。
ただし、複雑なフォーマットはメールエディターで解釈する必要があり、自動的にHTMLフォーマットに変換されます。ここで問題が発生しやすいのです。以下では、一般的なフォーマット要件と、それに正しく対処するための推奨事項をご説明します。
箇条書きリストと番号付きリストのフォーマット設定に関するヒント
箇条書きと番号付きリストは対応可能ですが、制限がいくつかあります。
メールエディターに直接書き込む場合:
利用可能なリストオプション:
単一タイプの行頭記号(黒い四角の記号)
単一タイプの段落番号(1.、2.、3. など)
利用可能なフォーマットオプション:
フォントのタイプ、サイズ、スタイル、色の書式はテキストには適用できますが、箇条書きの記号や数字には適用できません。(例えば、3つのアイテムがあるリストで、テキストはTahoma 12ポイント、太字、赤といったように変更できますが、箇条書きや番号はデフォルトのフォーマットのままになります)
行頭記号とリストはインデントして階層化できます
リストを使用する際、文字列揃え(中央揃えなど)は避けてください。行頭記号ではなくテキストのみに文字揃えが適用されるためです。
Word からコピー&ペーストする場合:
メールエディターにテキストを貼り付けるときは、「フォーマットを維持」オプションを選択することをおすすめします。以下のことにご注意ください:
Microsoft Wordで作成した簡単な箇条書きリストは、そのままメールエディターにコピーされます。(例:四角、黒丸、白丸)
単純な段落番号付きリストはそのままエディタにコピーされます。(1.、2.、A.、B.、I.、II.…)
その他の複雑な行頭記号や段落番号のフォーマット(例えば、ダッシュ、チェックマーク、A)b)など)はサポートされておらず、デフォルトが使用されます
書式設定はエディターで変更できますが、テキストにのみ適用され、箇条書きの行頭記号や段落番号 (上記) には適用されません。
階層化されたリストは認識され、上述の書式設定の制限と同じ制限でコピーします(1.、2.、a.、b.)
段落と画像の配置
メールエディターに直接書き込む場合:
段落と画像は、左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃え、右と左のインデントなど、標準のメニュー機能で簡単に配置できます。
ステップ:
最初にテキストを入力してから位置合わせします。
最初に画像を挿入してから位置合わせします。
Word からコピー&ペーストする場合:
コピー&ペーストで配置する場合、配置が元のMicrosoft Word文書でどのように定義されていたかによって、思った通りに位置が合わせられるかが決まります。
段落は通常、左揃えまたは右揃えで配置されているかインデントされている場合に正常にコピーされます。
タブキーやペースキーを押して配置された段落は、多くの場合フォーマットをコピーできませんので、これを避けることをおすすめします。
各段落の最初の行を0.5インデントするなど、Microsoft Wordの「スタイル」で書かれた段落や文書はうまくコピーされないことがよくあります。そのため、これを避けることをおすすめします。
こういった推奨事項は画像の場合も同様です。
標準の文字列揃え機能はうまく機能します。
タブキーやスペースバーを使用して文字揃えをおこなうと、思った通りに行かないことが多くあります。
画像の近くにテキストの折り返しがある場合も、複雑すぎて一貫した結果が得られません。これは、メールエディター内でソースコードを編集すると実行できます。
おすすめ:
コア機能に合わせてフォーマットを維持します。テキストと画像の配置は、左揃え、中央揃え、右揃え、両端揃え、左右のインデントなど、エディターの文字列揃え機能を使用するのが最も効果的です。
表や画像の周囲でテキストを折り返すなど複雑なレイアウトを実現するには、ソースコードで編集する必要があり、ヘルプが必要になる場合があります。サポートが必要ですか?プレスリリースの下書き作成にサポートが必要、もしくはすでに下書きをお持ちの場合は、Meltwaterプラットフォーム内のチャットサポートでMeltwaterサポートチームにお気軽にご相談ください。
注意:これはMicrosoft Wordをご利用の場合であり、Googleドキュメントなど他のワープロアプリには適用されません。
メールマージ
宛名の動的フィールドを挿入して、メールをパーソナライズすることができます。メールのコピー(フォント、サイズ、スタイル)をフォーマットする場合は、次の手順に従って、動的フィールドが正しくフォーマットされるようにしてください:
文章のフォーマットを選択します(例:Tahoma 12 ポイント)
文章を書きます
文章入力時または書き終わった後に、フィールドを挿入します
文章を書き終わった後で書式設定を適用しすると、書式設定は動的フィールドには適用されません。文章を書き始める前、そして動的フィールドを挿入する前に、必要なフォーマットを適用する必要があります。
メールエディターと受信者側での見え方
プレスリリースをご利用される方の多くが抱える問題はMeltwaterプラットフォームに限るものではありません。複雑なフォーマッティングが施された文書をコピー&ペーストする際は問題が起こりやすく、メールエディターでピクセル単位で完璧なメールを作成しても、多岐にわたるなメールクライアントを利用する受信者側で同じように表示されるという保証はありません。
そのため、90ものメールクライアント上でメールが正しく表示されるようテストメールを送信して確認する企業があります。(例えば、Email on Acid)
💡ヒント
さらに詳しく知りたいですか?チャットサポートでお問い合わせいただくか、 Customer Community(英語) をご覧ください。
MeltwaterのカスタマーサポートチームとCommunityの専門家がご質問にお答えします。