La mise en forme des e‑mails peut vite s'avérer compliquée. Dans cet article, nous vous partageons des conseils spécifiques à Microsoft Word pour vous faire gagner du temps et éviter les pièges habituels.

Il est assez courant pour nos clients de créer des communiqués de presse dans une application de traitement de texte (par exemple Microsoft Word). Copier et coller du texte d'un traitement de texte vers un éditeur de courrier électronique peut entraîner des changements de formatage inattendus (et frustrants), surtout lorsque le texte est fortement formaté. Avant de nous plonger dans nos recommandations, commençons par un rapide aperçu de la différence entre un éditeur de courrier électronique et un traitement de texte.


En quoi les éditeurs d'email sont différents des logiciels de traitement de texte ?

Les éditeurs de courrier électronique, comme celui utilisé pour la sensibilisation dans Influencers, sont basés sur le HTML. Ils offrent à certaines fonctionnalités de pour le formatage du texte, et non l'ensemble complet des options disponibles dans les traitements de texte. La composition de texte directement dans notre éditeur de courrier électronique fonctionne très bien. Copier et coller du texte composé dans Microsoft Word dans notre éditeur de courrier électronique fonctionne également bien, tant que le formatage est similaire à celui qui est pris en charge dans l'éditeur de courrier électronique. Cependant, un formatage plus complexe doit être interprété par l'éditeur de courrier électronique et est automatiquement converti en format HTML. C'est là que les choses peuvent mal tourner. Nous présentons ci-dessous les besoins courants en matière de formatage et des recommandations pour y répondre avec succès.


Les listes à puces et les listes numérotées

Les listes à puces et les listes numérotées sont prises en charge, mais il existe quelques restrictions.

Si vous rédigez directement dans l'éditeur d'email :

Options disponibles pour les listes :

  • Un seul type de puce (symbole carré plein)

  • Un seul type de numérotation (1., 2., 3., etc.)

Options disponibles pour la mise en forme :

  • Le type de police, la taille de caractère, le style et les couleurs peuvent être appliqués au texte, mais pas aux puces ni aux numéros (ex. : le texte d'une liste de 3 articles peut être modifié en police Tahoma, taille 12, en gras et en rouge, mais les puces/numéros resteront au format par défaut).

  • Les puces et les listes peuvent être découpées et hiérarchisées

L'alignement des paragraphes (par exemple centré) doit être évité lors de l'utilisation de listes car l'alignement ne s'applique qu'au texte et non aux puces.

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Si vous copiez-collez depuis Word :

Lorsque vous collez du texte dans notre éditeur d'e‑mail, nous vous recommandons de choisir l'option « Conserver la mise en forme ». Voici ce que vous devez savoir :

  • Les listes à puces simples créées dans Microsoft Word resteront telles quelles dans l'éditeur d'e‑mail (ex : carré plein, cercle plein, cercle vide).

  • Les listes numérotées simples resteront telles quelles dans l'éditeur (ex : 1., 2., A., B., I., II…).

  • Les autres formats complexes de puces ou de chiffres (par exemple, tirets, coches, A) b), etc.) ne sont pas pris en charge et seront convertis aux valeurs par défaut

  • La mise en forme peut être modifiée dans l'éditeur, mais elle ne s'appliquera qu'au texte, et non aux symboles des puces ou aux numéros (comme décrit ci-dessus).

  • Les listes hiérarchisées sont reconnues et copiées (1., 2., a., b.) avec les mêmes limites de formatage que celles décrites ci-dessus


L'alignement des paragraphes et des images

Si vous rédigez directement dans l'éditeur d'email :

Les paragraphes et les images peuvent être alignés facilement grâce aux fonctions standard du menu : alignement à gauche, au centre, à droite et complet, ainsi que retrait à droite et à gauche.

Étapes :

  • Tapez d'abord le texte, puis alignez.

  • Insérez d'abord l'image, puis alignez.

Si vous copiez-collez depuis Microsoft Word :

L'obtention de l'alignement souhaité par copier/coller dépend souvent de la façon dont l'alignement a été défini dans le document Microsoft Word original.

  • En général, un paragraphe est copié correctement lorsqu'il utilise les fonctions d'alignement à droite ou à gauche, ou lorsqu'il est mis en retrait.

  • Un paragraphe aligné par tabulation (touche de tabulation) ou avec la barre d'espace respecte peu souvent la mise en forme souhaitée lorsqu'il est copié. Cette pratique est donc à éviter.

  • Un paragraphe ou un document rédigé à partir des « Styles » de Microsoft Word (comme appliquer un retrait de 0,5 pouce à chaque première ligne de paragraphe) respecte peu souvent la mise en forme souhaitée lorsqu'il est copié. Cette pratique est donc à éviter.

Des recommandations similaires s'appliquent aux images.

  • Les fonctions d'alignement standard fonctionnent bien.

  • L'utilisation de tabulations ou de la barre d'espacement pour s'aligner ne donne souvent pas les résultats escomptés.

  • Les images comportant un habillage du texte sont également trop complexes pour produire des résultats stables. Vous pouvez le faire en modifiant directement le code source dans l'éditeur d'e‑mail.

Recommandations :

  • Utilisez les fonctionnalités de base pour votre mise en forme. L'alignement du texte et des images donnent de meilleurs résultats lorsque vous utilisez les fonctionnalités d'alignement de l'éditeur : alignement à gauche, au centre, à droite, complet, retrait à gauche et à droite.

  • Pour réaliser des mises en page complexes, telles que des tableaux et des images avec habillage de texte, vous devrez modifier le code source et vous aurez peut-être besoin d'aide. Besoin d'aide ? Si vous avez besoin d'aide pour formater votre version et que vous avez déjà une copie de votre conception, veuillez la partager avec notre équipe via le chat en direct sur la plateforme, ainsi que les détails des progrès que vous avez réalisés, et ils pourront vous aider davantage.

Remarque : ces recommandations sont spécifiques à Microsoft Word et ne s'appliquent pas aux autres applications de traitement de texte comme Google Docs.


Le publipostage

Des champs dynamiques pour premier et dernier nom peuvent être insérés pour aider à personnaliser vos emails. Si vous formatez la copie de votre courriel (police, taille, style), assurez-vous de suivre ces étapes pour vous assurer que le champ dynamique est correctement formaté :

  1. Sélectionnez le format souhaité pour votre paragraphe (ex. : Tahoma, 12 pt).

  2. Rédigez le paragraphe.

  3. Insérez le champ lors de la rédaction ou après avoir terminé le paragraphe.

Si vous appliquez le formatage après avoir écrit votre copie sur , le formatage ne sera PAS appliqué au champ dynamique. Vous devez appliquer le formatage souhaité avant de commencer à écrire et d'insérer un champ dynamique.

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Apparence dans l'éditeur de courrier électronique ou dans le client de messagerie du destinataire

La plupart des problèmes qui sont signalés ne sont pas propres à notre produit. Ce sont des problèmes inhérents au fait de copier-coller du texte préalablement mis en forme d'une application à une autre. Même après avoir peaufiné votre e‑mail au pixel près dans notre éditeur d'e‑mail, nous ne pouvons vous garantir qu'il s'affichera exactement ainsi, car cela dépend des différents clients de messagerie qu'utilisent vos destinataires.

Par conséquent, certaines entreprises proposent des solutions dédiées pour visualiser les e‑mails avant leur envoi et s'assurer qu'ils ont la mise en forme souhaitée sur 90 clients de messagerie différents (ex. : Email on Acid).


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L'équipe Meltwater

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