Bienvenue dans votre guide de référence sur l'envoi de communiqués de presse dans l'onglet Relations médias. Cet article vous guidera à travers les points suivants :
Pour en savoir plus sur toutes les fonctionnalités de Relations médias, consultez notre article pour découvrir Comment lancer une recherche média dans Meltwater.
Envoyer un communiqué de presse
Avant d'envoyer un communiqué, assurez-vous d'avoir enregistré les journalistes avec qui vous souhaitez prendre contact dans une liste média. Consultez l'article Comment créer et organiser des listes média pour en savoir plus.
Suivez les étapes décrites ci-dessous pour savoir comment envoyer un communiqué de presse :
Accédez à Relations médias depuis la barre de navigation de gauche.
Sélectionnez Diffusion
Cliquez sur le bouton violet Actions.
REMARQUE : si vous ne le voyez pas, consultez vos paramètres utilisateur pour vérifier que vous êtes configuré en tant qu'administrateur.
Sélectionnez Créer une diffusion pour commencer un nouveau communiqué.
REMARQUE : si une fenêtre contextuelle intitulée « Configurer Email » s'affiche, vous devrez d'abord ajouter votre adresse email en tant qu'expéditeur approuvé avant de rédiger votre communiqué. Pour en savoir plus, consultez l'article Comment ajouter un expéditeur approuvé.
Vous pouvez maintenant créer un nouveau communiqué sous Rédiger un e-mail :
Sélectionnez votre modèle. La liste déroulante comprendra les modèles que votre équipe a précédemment enregistrés. Pour en savoir plus, consultez l'article Comment créer et utiliser des modèles de diffusion.
Sélectionnez l’expéditeur de votre email. Si l'adresse d'expédition que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, veuillez vous référer à l'article Comment ajouter un expéditeur approuvé.
Ajoutez vos listes média. Utilisez la liste déroulante prévue à cet effet située sur le côté ou tapez le nom désiré. Vous pouvez également ajouter des adresses email directement.
Ajoutez un sujet. Saisissez le sujet du communiqué de presse.
Procédez à la mise en forme de votre communiqué.Nous vous recommandons de tout écrire dans un document Word pour commencer, puis de copier/coller le résultat dans cette fenêtre. Vous pouvez également copier/coller un communiqué de presse rédigé à l'aide de l'Assistant des relations publiques. Découvrez plus d'informations sur les options de mise en forme ci-dessous.
Ajoutez des pièces jointes. Joignez des fichiers enregistrés sur votre appareil. Consultez l'article Quelle est la taille limite des pièces jointes.
Envoyez l'aperçu. Envoyez-vous un aperçu pour vous assurer que la version est mise en forme comme vous le souhaitez. L'aperçu sera envoyé à l'adresse email de l'expéditeur « De ».
Envoyez-le plus tard. Vous aurez la possibilité d'« Enregistrer en tant que brouillon », ce qui vous permettra d'y revenir et de le modifier ou de « Planifier l'envoi » en sélectionnant le jour et l'heure d'envoi de votre communiqué.
Envoyez-le maintenant. Le communiqué de presse sera envoyé immédiatement.
Regardez cette courte vidéo présentant la fonction de diffusion avec Relations Médias.
Envoyer un communiqué de presse à un journaliste
Lorsque vous consultez l'aperçu du profil ou le profil d'un journaliste, vous pouvez lui envoyer un communiqué de presse directement.
Option 1 : via l'aperçu du profil
Cliquez sur un journaliste pour ouvrir l'aperçu de son profil.
Sélectionnez E-mail.
La fenêtre Nouveau message s'ouvre pour vous permettre de rédiger votre email.
Cliquez sur Envoyer.
Option 2 : via le profil
Ouvrez le profil complet d'un journaliste.
Cliquez sur le bouton violet Actions.
Sélectionnez Envoyer un e-mail.
La fenêtre Nouveau message s'ouvre pour vous permettre de rédiger votre e-mail.
Cliquez sur Envoyer.
REMARQUE : si vous avez configuré l'intégration des emails via la boîte de réception partagée, l'outil de rédaction intégré s'ouvrira à la place de l'outil Diffusion.
Outils de mise en forme
Lorsque vous envoyez un communiqué de presse via la diffusion, nous proposons un éditeur de texte enrichi qui vous permet de mettre correctement en forme votre texte afin de mieux transmettre le message à vos contacts.
Les options de mise en forme comprennent :
Police du système : choisissez parmi 11 options de police.
Taille de la police : choisissez parmi 7 options de taille de police.
Format de police : choisissez de mettre en gras, en italique ou de souligner votre texte.
Couleur de police : choisissez une couleur prédéfinie dans le sélecteur de couleurs.
Alignement de la police : choisissez d'aligner votre texte à droite, à gauche, au centre ou de le justifier.
Options supplémentaires : puce, numéro, diminution ou augmentation du retrait de votre texte.
Publipostage : adressez-vous au journaliste par son prénom et/ou son nom. Le prénom n'apparaît pas dans l'aperçu des emails de diffusion. L'encadré [LE PRÉNOM APPARAÎT ICI] s'affiche dans la section « Destinataires » de l'aperçu. Il est remplacé par le nom de la liste média ou du journaliste approprié lorsque vous envoyez la version finale à ces derniers.
Ajouter une pièce jointe : sélectionnez un fichier enregistré sur votre ordinateur.
Ajouter un lien hypertexte : ajoutez un lien hypertexte à n’importe quel passage de votre communiqué. Vous serez invité(e) à ajouter l'URL, le texte à afficher, le titre et la façon dont vous souhaitez que le lien s'ouvre.
HTML : saisissez votre propre code source HTML pour personnaliser davantage votre communiqué.
Rédiger, planifier et supprimer des communiqués
Si vous avez commencé la mise en forme de votre communiqué, mais que vous ne souhaitez pas l'envoyer immédiatement via « Envoyer maintenant », vous pouvez cliquer sur « Envoyer plus tard » pour ouvrir des options supplémentaires :
Sauvegarder en tant que Brouillon
Les brouillons de distribution peuvent être ouverts par tous vos collègues (du moment qu'ils sont utilisateurs Meltwater), et peuvent servir de modèles à dupliquer à l'avenir. Pour accéder à vos brouillons :
Accédez à Relations médias.
Sélectionnez Diffusion
Vous pouvez visualiser tous les communiqués. Les brouillons sont identifiés via la colonne Statut.
Calendrier de livraison
Dans Envoyer plus tard, planifiez votre communiqué en fonction de votre fuseau horaire. Pour planifier dans « Envoyer plus tard » :
Sélectionnez Planifier l'envoi.
Sélectionnez le jour et l'heure.
Cliquez sur enregistrer.
Supprimer des communiqués
Les brouillons et les communiqués envoyés peuvent être supprimés de la liste des communiqués. Pour supprimer dans Diffusion :
Survolez la distribution.
Sélectionnez le menu Kebab.
Cliquez sur supprimer. Cette action supprimera le communiqué de votre vue. Veuillez toutefois noter qu'il n'existe aucune option permettant de révoquer les distributions déjà envoyées de la boîte de réception des journalistes.
Les limites de l'email
Pour éviter les spams et améliorer votre taux d'ouverture d'emails, nous avons défini certaines exigences d'envoi. Ces dernières amélioreront votre efficacité générale de diffusion.
Une entreprise ne peut pas envoyer de communiqués à plus de 1 000 bénéficiaires dans une distribution unique.
Une entreprise ne peut pas envoyer de communiqués à plus de 1 000 destinataires dans une période de 24h.
Cette limite peut être levée avec une mise à niveau appropriée des emails. Contactez votre équipe de compte pour plus d'informations sur les mises à jour des emails de diffusion.
💡 Conseil
Vous avez encore besoin d'aide ? N'hésitez pas à nous contacter via le chat en direct ou à vous rendre sur la page de notre communauté de clients.
Trouvez des réponses et obtenez de l'aide de la part de l'équipe d'assistance de Meltwater et des experts de notre communauté.