Le workflow de publication multi-approbateurs vous permet de configurer un processus d'approbation étape par étape pour vos publications, avec jusqu'à cinq personnes impliquées. Chaque étape est assignée à un approbateur, et la publication passe à l'étape suivante uniquement après approbation. Vous pouvez créer autant de workflows que nécessaire pour répondre aux processus de votre équipe. Cette fonctionnalité inclut également de meilleures notifications par email et un suivi de l'historique des publications pour permettre à chacun de rester informé et de prendre ses responsabilités.
Cet article abordera les sujets suivants :
Prérequis
Avant d'attribuer votre publication pour révision, assurez-vous que le réviseur prévu est bien répertorié comme utilisateur dans votre configuration Meltwater Engage et qu'il a les autorisations adéquates.
Vous pouvez consulter la liste des utilisateurs via :
Le menu déroulant Compte dans la barre de navigation de gauche
Cliquez sur Gérer les utilisateurs
Accédez à la section Autorisations Engage
Cliquez sur Administrateur
Cliquez sur Enregistrer l'utilisateur
En savoir plus sur l'affectation d'utilisateurs à des profils de réseaux sociaux.
Quand utiliser les workflows multi-approbateurs
Si votre workflow de publication nécessite seulement un approbateur, vous n'avez pas besoin de créer de workflow. Désignez plutôt un seul approbateur lors de la création de votre publication. Pour en savoir plus sur le flux de travail de publication à approbateur unique, cliquez ici.
Si vous avez besoin de plusieurs approbateurs, suivez les étapes ci-dessous.
Paramétrer les workflows multi-approbateurs
Créer un workflow d'approbation
Cliquez sur le menu déroulant Engage dans la barre de navigation de gauche.
Sélectionnez Publier.
Cliquez sur Workflows d'approbation à droite du calendrier.
Cliquez sur Créer.
Nommez votre flux de travail :
Utilisez un nom qui identifie clairement le workflow (par exemple, le nom de l'équipe, le membre de l'équipe ou le type de contenu).
Ajoutez des approbateurs par étapes séquentielles :
À l'étape 1, ajoutez le premier approbateur.
À l'étape 2, ajoutez le deuxième approbateur (au moins deux approbateurs sont nécessaires pour créer un workflow).
Pour tout approbateur supplémentaire, cliquez sur Ajouter une étape et assignez l'approbateur suivant (jusqu'à cinq étapes).
Cliquez sur Créer pour enregistrer le workflow.
Remarque : les approbateurs doivent disposer d'un accès complet, nécessitant une approbation ou en consultation seule au profil social concerné, et le bouton Approbateur doit être activé. Vérifiez ces paramètres dans Paramètres du compte > Réseaux sociaux > Connexions détenues.
Modifier un workflow d'approbation
Cliquez sur le menu déroulant Engage dans la barre de navigation de gauche.
Sélectionnez Publier.
Accédez aux workflows d'approbation
Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du workflow que vous souhaitez modifier.
Effectuez vos modifications
Cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un workflow d'approbation
Cliquez sur le menu déroulant Engage dans la barre de navigation de gauche.
Sélectionnez Publier.
Accédez aux workflows d'approbation
Cliquez sur l'icône X à côté du workflow.
Confirmez en cliquant sur Supprimer.
Créer des publications avec des workflows d'approbation
Rôles clés
Créateur : utilisateur qui crée la publication.
Personne en charge de l'attribution : utilisateur qui attribue le workflow d'approbation (souvent le même que le créateur).
Approbateur : utilisateur inclus dans le workflow d'approbation.
Approbateur assigné : approbateur actuel de la publication.
Approbateur précédent : utilisateur qui a déjà approuvé la publication.
Attribuer un workflow d'approbation
Créez votre publication et sélectionnez Définir la date et l'heure ou Enregistrer en tant que brouillon.
Accédez aux étapes facultatives
Cliquez sur Activité
Sélectionnez Attribué à.
Sélectionnez le workflow d'approbation approprié.
Remarque : si votre flux de publication ne nécessite qu'un seul approbateur, sélectionnez un nom d'utilisateur individuel sous Utilisateurs au lieu d'un Workflow d'approbation. Pour en savoir plus sur le flux de travail de publication à approbateur unique, cliquez ici.
Lorsque votre publication est prête, cliquez sur Planifier ou Enregistrer le brouillon.
Notifications :
Le créateur et les approbateurs recevront des notifications dans l'application et par e-mail. Si un non-créateur attribue le workflow, la personne en charge de l'attribution recevra également des notifications.
Vérifier une publication
Les approbateurs recevront une notification lorsque leur tour viendra.
Ouvrez la publication depuis la notification ou le calendrier.
Examinez la publication et sélectionnez :
Approuver : le prochain approbateur (ou le créateur s'il s'agit de l'étape finale) sera notifié.
Modifications requises : renvoyez la publication au créateur avec une note expliquant les modifications nécessaires.
Scénarios de workflow
Publications nécessitant des modifications
Si des modifications sont demandées, le Créateur recevra une notification.
Modifiez la publication et reprogrammez-la, ou enregistrez-la en tant que brouillon.
Le workflow redémarre et l'approbateur de l'étape 1 est notifié.
Flux de travail de notification « Modifications requises » :
Publications approuvées
L'approbation finale complète le workflow. Le créateur, la personne en charge de l'attribution et tous les approbateurs sont notifiés.
Pour les brouillons de publications :
Les publications sans date de programmation doivent être planifiées par le créateur, l'approbateur final ou un éditeur.
Les publications dotées d'une date de programmation doivent voir leur statut passer de Brouillon à Programmée.
Flux de notification « Approuvé » :
Publications non approuvées à l'heure programmée
Si une publication n'est pas approuvée 24 heures avant l'heure programmée, des notifications sont envoyées au créateur, à la personne en charge de l'approbation et à tous les approbateurs.
Si l'approbation n'est pas accordée à l'heure programmée, la publication passe en mode brouillon.
Autres notifications
Des notifications sont envoyées si :
La publication est supprimée.
Une note est ajoutée à la publication.
FAQ sur les alertes
Les notifications sont envoyées lorsque :
Un workflow d'approbation est attribué à une publication.
C'est au tour d'un approbateur d'examiner la publication.
Des modifications sont demandées, le Créateur recevra une notification.
Une publication reçoit une approbation finale. Le créateur, la personne en charge de l'attribution et tous les approbateurs sont notifiés.
Une publication n'est pas approuvée 24 heures avant l'heure programmée, des notifications sont envoyées au créateur, à la personne en charge de l'approbation et à tous les approbateurs.
La publication est supprimée.
Une note est ajoutée à la publication.
Lorsque des publications vous sont attribuées, vous recevrez désormais une alerte unique toutes les 20 minutes, plutôt que des alertes individuelles pour chaque publication. Si plusieurs publications sont attribuées dans ce laps de temps, l'alerte indiquera quelque chose comme :
« 5 publications vous ont été attribuées. »
En cliquant sur l’alerte, vous ouvrirez le Calendrier de publication, avec le volet latéral filtré sur l’onglet « Attribué » afin que vous puissiez consulter vos publications.
Remarque : le traitement par lot s’applique uniquement aux alertes d’affectation. Les autres notifications (comme les échecs de publication, les rejets ou les notes) sont toujours envoyées en temps réel.
Approbations dans l'application mobile Engage
Dans l'application mobile Engage, vous pouvez approuver des publications qui vous ont été attribuées lors de vos déplacements. Sous l'onglet Mes Tâches, vous pouvez rapidement voir les publications en attente de votre approbation dans un seul flux.
Pour en savoir plus sur l'application Engage Mobile, cliquez ici.
Pour approuver des publications :
Rendez-vous dans Mes Tâches
Sélectionnez une publication pour examiner son contenu pour chaque canal, toute pièce jointe comme une image ou une vidéo ainsi que les commentaires relatifs à l'attribution.
Choisissez d'approuver ou de rejeter la publication.
Si vous rejetez la publication, ajoutez une note expliquant le motif de votre refus ou les modifications que vous souhaiteriez. L'utilisateur qui vous a attribué la publication recevra un email l'informant qu'elle a été rejetée.
💡 Conseil
Vous avez encore besoin d'aide ? N'hésitez pas à nous contacter via le chat en direct ou à vous rendre sur la page de notre communauté de clients.
Trouvez des réponses et obtenez de l'aide de la part de l'équipe d'assistance de Meltwater et des experts de notre communauté.