Lehdistötiedotteen muotoileminen sähköpostiin voi olla haastavaa, varsinkin kun sisältö siirretään Microsoft Wordista. Tässä oppaassa annetaan vinkkejä sujuvaan muotoiluun, jotta lehdistötiedotteesi säilyvät suunnitellussa ulkoasussa ja jotta säästät aikaa sekä vältät yleiset virheet.
Asiakkaillemme on melko tavallista luoda lehdistötiedotteita tekstinkäsittelysovelluksessa (esim. Microsoft Word). Tekstin kopioiminen ja liittäminen tekstinkäsittelyohjelmasta sähköpostieditoriin voi johtaa odottamattomiin (ja turhauttaviin) muotoilumuutoksiin, varsinkin kun teksti on hyvin muotoiltu. Ennen kuin tutustumme suosituksiimme, aloitetaan pikakatsauksella siitä, miten sähköpostieditori eroaa tekstinkäsittelyohjelmasta.
Sähköpostien muokkaustyökalujen ja tekstinkäsittelyohjelmien erojen ymmärtäminen
Sähköpostien muokkaustyökalut, kuten Mediasuhteet-osiossa lähetyksiin käytetty versio, ovat HTML-pohjaisia. Ne tarjoavat jonkin verran toimintoja tekstin muotoiluun, mutta eivät yhtä kattavia vaihtoehtoja kuin tekstinkäsittelyohjelmat. Tekstin kirjoittaminen suoraan sähköpostien muokkaustyökalussamme toimii erittäin hyvin. Microsoft Wordissa laaditun tekstin kopioiminen ja liittäminen sähköpostien muokkaustyökalussa toimii myös hyvin, kunhan muotoilu vastaa työkalun tukemaa muotoilua.
Sähköpostien muokkaustyökalun on kuitenkin tulkittava monimutkaisemmat muotoilut, ja ne muunnetaan automaattisesti HTML-muotoiluksi. Tässä kohtaa asiat voivat mennä pieleen. Seuraavassa käsitellään yleisiä muotoilutarpeita ja suosituksia niiden onnistuneesta ratkaisemisesta.
Vinkkejä luettelomerkittyjen ja numeroitujen luetteloiden muotoiluun
Luettelomerkkejä ja numerointeja tuetaan tietyin rajoituksin.
Jos kirjoitat suoraan sähköpostiohjelmaan:
Käytettävissä olevat luettelovaihtoehdot:
Yksi luettelomerkkityyppi (neliösymboli)
Yksi numerointityyppi (1., 2., 3., jne.)
Käytettävissä olevat muotoiluvaihtoehdot:
Tekstin fonttia, kokoa, tyyliä ja väriä voidaan muokata, mutta luettelomerkkejä ja numeroita ei. Esimerkiksi kolmikohtaisen luettelon tekstille voi valita lihavoidun, punaisen tai koon 12 Tahoma-fontin, mutta luettelomerkit/numerot pysyvät oletusmuodossa.
Luettelomerkit ja luettelot voidaan sisentää ja porrastaa
Kappaleiden tasaamista (esim. Keskitetty) tulisi välttää käytettäessä luetteloita, koska tasaus kohdistetaan vain tekstiin, ei luettelomerkkeihin.
Jos kopioit tekstiä Wordista:
Kun tekstiä kopioidaan sähköpostiohjelmaan, suosittelemme valitsemaan "säilytä muotoilu" -vaihtoehdon. Seuraavat asiat on hyvä tietää:
Yksinkertaisilla luettelomerkeillä varustetut luettelot kopioituvat Microsoft Wordista sähköpostiohjelmaan sellaisenaan (esim. neliö, pallo, ympyrä)
Yksinkertaisilla numeroilla varustetut luettelot kopioituvat sähköpostiohjelmaan sellaisenaan (1., 2., A., B., I., II...)
Muita monimutkaisia luettelo- tai numeromuotoja (esim. Viivat, valintamerkit, A) b) jne.) Ei tueta, ja ne muunnetaan oletusarvoiksi
Muotoiluja voi muuttaa sähköpostiohjelmassa, mutta se pätee vain tekstiin, ei luettelomerkkeihin tai numeroihin (yllä kuvatulla tavalla)
Porrastetut luettelot tunnistetaan ja kopioidaan (1., 2., a., B.) Samoilla muotoilurajoituksilla kuin yllä on kuvattu
Kappaleiden ja kuvien kohdistaminen
Jos kirjoitat suoraan sähköpostiohjelmaan:
Kappaleet ja kuvat voidaan kohdistaa helposti vakiovalikkotoimintojen kanssa: vasen, keskimmäinen, oikea ja täydellinen tasaus sekä oikea ja vasen sisennys.
Vaiheet:
Kirjoita ensin teksti ja tasaa sitten.
Aseta kuva ensin ja kohdista sitten.
Jos kopioit Wordista:
Halutun tasauksen saavuttaminen copy / paste -toiminnolla riippuu usein siitä, miten tasaus määritettiin alkuperäisessä Microsoft Word -asiakirjassa.
Kappale yleensä kopioituu onnistuneesti, kun se on kohdistettu vasemmalle tai oikealle tai sisennetty.
Sarkain- tai välilyöntipainikkeella kohdistettu kappale ei yleensä kopioidu halutulla tavalla. Tätä tapaa tulisi välttää.
Asiakirja, joka on kirjoitettu Wordin "tyylejä" käyttämällä – esimerkiksi kappaleiden ensimmäisen rivin sisennys – ei yleensä kopioidu halutulla tavalla. Tätä tapaa tulisi välttää.
Samanlaisia suosituksia sovelletaan kuviin.
Vakiotasausominaisuudet toimivat hyvin.
Sarkainten tai välilyönnin käyttäminen kohdistamiseen ei usein tuota toivottuja tuloksia.
Kuvat, joihin kuuluu tekstin rivitys, ovat liian monimutkaisia eivätkä toimi luotettavasti. Tekstin rivitys voidaan tehdä muokkaamalla lähdekoodia sähköpostiohjelmassa.
Suositukset:
Pitäydy tavallisissa muotoiluissa. Tekstin ja kuvien kohdistus toimivat parhaiten käyttämällä sähköpostiohjelman toimintoja: vasen, keskitetty, oikea, tasattu, vasen ja oikea sisennys.
Monimutkaisten asettelujen, kuten taulukoiden ja kuvien, joissa on tekstiä rivitys, saavuttamiseksi joudut muokkaamaan lähdekoodia ja saatat tarvita apua. Tarvitsetko apua? Jos tarvitset apua julkaisusi muotoilussa ja sinulla on jo kopio suunnittelustasi, jaa se tiimillemme Live Chat -palvelun kautta alustalla yhdessä tekemäsi edistymisen yksityiskohtien kanssa, ja he voivat auttaa edelleen.
Huomaa: tämä koskee Microsoft Wordia eikä sitä voi soveltaa muihin tekstinkäsittelysovelluksiin, kuten Google Docsiin.
Sähköpostiviestien yhdistäminen
Dynaaminen kentät etu- ja sukunimi voidaan lisätä auttamaan omat sähköposteja. Jos muotoilet sähköpostin kopiota (fontti, koko, tyyli), muista noudattaa näitä ohjeita varmistaaksesi, että dynaaminen kenttä muotoillaan oikein:
Valitse kappaleelle haluttu muotoilu (esim. Tahoma, koko 12)
Kirjoita kappale
Lisää kenttä kirjoittaessasi tai sen jälkeen, kun olet kirjoittanut kappaleen valmiiksi.
Jos käytät muotoilua kopion kirjoittamisen jälkeen , muotoilua EI sovelleta dynaamiseen kenttään. Sinun on käytettävä haluamaasi muotoilua ennen kirjoittamisen aloittamista ja dynaamisen kentän lisäämistä.
Ulkonäkö Email Editorissa vastaanottajan sähköpostiohjelmassa
Monet ongelmista, joista asiakkaat ilmoittavat meille, eivät johdu erityisesti meidän tuotteestamme. Ne liittyvät yleisesti runsaalla muotoilulla varustetun tekstin kopioimiseen sovellusten välillä. Senkään jälkeen, kun sähköposti on muotoiltu täydelliseksi meidän sähköpostiohjelmassamme, ei ole takuuta siitä, että se näkyy samanlaisena vastaanottajien sähköpostiohjelmissa.
Tämän takia on olemassa yrityksiä, jotka tarjoavat erillisiä ratkaisuja sähköpostien testaamiseen ennen niiden lähettämistä, jotta voidaan varmistaa, että ne näkyvät oikein 90 eri sähköpostiohjelmassa (esim. Acid-sähköposti).
💡 Vihje
Tarvitsetko lisää apua? Ota meihin yhteyttä Live Chatin kautta tai tutustu asiakasyhteisöömme.
Löydä vastauksia ja apua Meltwaterin tuen ja yhteisön asiantuntijoilta.