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So fügen Sie einen zugelassenen Absender hinzu und definieren die Einstellungen für die E-Mail-Zustellung in Medienarbeit
So fügen Sie einen zugelassenen Absender hinzu und definieren die Einstellungen für die E-Mail-Zustellung in Medienarbeit

Ihr Leitfaden zum Hinzufügen von zugelassenen Absendern und zur Optimierung der E-Mail-Zustellbarkeit.

Whitney W. avatar
Verfasst von Whitney W.
Vor über einer Woche aktualisiert

Willkommen zu Ihrem Leitfaden zum Hinzufügen von zugelassenen Absendern und den E-Mail-Einstellungen für den Empfang von E-Mails, die von Meltwater gesendet werden.

E-Mail spielt in mehreren Arbeitsabläufen in Meltwater eine zentrale Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie das Folgende:


Einen zugelassenen Absender einrichten

Schauen Sie sich eines dieser Produkt-Tutorials an, das Sie auf Ihrem Bildschirm durch diese Schritte führt: Tutorial für Pressemitteilungs-Versand oder Tutorial für Newsletter-Absender.

  1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Konto aus

  2. Wählen Sie Zugelassene Absender

  3. Wählen Sie den lilafarbenen Neues E-Mail-Konto-Button oben rechts (falls Sie diesen nicht sehen, überprüfen Sie Ihre Benutzereinstellungen, um sicherzustellen, dass Sie als Administrator eingerichtet sind)

  4. Füllen Sie das Absenderformular mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und den relevanten Unternehmensinformationen aus

  5. Wählen Sie Speichern

  6. Daraufhin erscheint ein Pop-up mit der Meldung Bestätigungs-E-Mail gesendet an (hier erscheint Ihre E-Mail-Adresse). Beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse, die als Beispiel im folgenden GIF verwendet wird, help@meltwater.com lautet.

  7. Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang die von uns gesendete E-Mail mit dem Titel „Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse“ von „approvedsender@returnpath.mediaoutreach.meltwater.com“ und klicken Sie auf „E-Mail-Adresse bestätigen“, um den Besitz der von Ihnen angegebenen E-Mail-Adresse zu bestätigen.

  8. Sobald wir die Informationen verarbeitet haben, sollten Sie bereit sein, E-Mails über Meltwater zu senden

Bewährte Praktiken für zugelassene Absender

  • Nutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, um sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe weiß, wer ihr Informationen sendet. Wir raten dringend davon ab, eine private E-Mail-Domain (z. B. monika.musterfrau@gmail.com) oder eine allgemeine Firmen-E-Mail-Adresse (z. B. presse@firmenname.com) zu verwenden.


Zugelassener Absender – Fehlerbehebung

Sie haben die Meltwater-Genehmigungs-E-Mail nicht erhalten

Wenn Sie die Verifizierungs-E-Mail, die durch den Einrichtungsablauf approved sender generiert wird, nicht erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte durch:

  1. Vergewissern Sie sich, dass die im Fluss genehmigter Absender eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist.

  2. Suchen Sie in Ihrem Spam-Ordner nach der angegebene E-Mail-Adresse, um festzustellen, ob sie dort gelandet ist.

Wenn die E-Mail in Ihrem Spam-Ordner gelandet ist oder Sie die E-Mail überhaupt nicht erhalten haben, senden Sie diese Allowlisting-Dokumentation bitte an Ihre IT-Abteilung. Sie geht auf die Schritte ein, die sie unternehmen müssen, um eine optimale Zustellbarkeit der von Meltwater gesendeten E-Mails zu gewährleisten.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte über den Live-Chat im Hilfe-Button an unser Team.


E-Mails werden nicht zugestellt oder landen in Ihrem Spam / Junk-Ordner?

Meltwater nutzt einen E-Mail-Zustelldienst eines Drittanbieters sowohl für die Kontaktaufnahme mit Influencern als auch für Analytics-aktivierte Newsletter. Dies trägt dazu bei, dass wir eine optimale E-Mail-Zustellbarkeit gewährleisten können, aber es gibt einige Schritte, die Sie im Rahmen der Best Practice und zur Erhöhung Ihrer individuellen E-Mail-Zustellbarkeit durchführen können, wie z. B. das Allowlisting unserer IP-Adressen und die Einrichtung von SPF- und DKIM-Einträgen.

Wenn wir über die Zustellbarkeit von E-Mails sprechen, beziehen wir uns darauf, dass die E-Mails den beabsichtigten Empfänger erreichen und nicht in dessen Spam-Ordner landen. Wenn Sie eine E-Mail von Meltwater senden, verwenden wir eine E-Mail-Maskierung, damit die E-Mail den Anschein erweckt, von Ihnen zu stammen, und nicht von einer allgemeinen E-Mail-Adresse. Dies ermöglicht die direkte Zustellung von Antworten an Ihren Posteingang, kann jedoch einige Schwierigkeiten mit sich bringen, wenn Ihre Organisation über erweiterte Sicherheitsfunktionen verfügt, um "Spoofing" zu verhindern.

E-Mail-Spoofing ist die Fälschung eines E-Mail-Headers, sodass die Nachricht von einer anderen Person oder einem anderen Ort als der tatsächlichen Quelle zu stammen scheint, da die Leute eine E-Mail eher öffnen, wenn sie denken, dass sie von einer legitimen Quelle gesendet wurde.

Um die E-Mail-Zustellbarkeit von zu verbessern (d. h. Soft Bounces zu minimieren), ist ein Validierungsprozess erforderlich. Meltwater ermöglicht die Validierung durch das Einrichten von SPF/DKIM-Einträgen durch unseren vertrauenswürdigen E-Mail-Partner.


Was ist IP Allowlisting und SPF/DKIM?

Zusammenfassung:

IP Allowlisting ist eine Methode, mit der Sie sicherstellen können, dass E-Mails von einer bestimmten IP immer ihre Inbox erreichen. SPF und DKIM sind Sicherheitsverfahren, die standardmäßig zur Bekämpfung von Spam-Problemen eingesetzt werden. Die Einrichtung von SPF und DKIM gilt als gute Praxis für den Versand von Werbe-E-Mails, da so eine bessere Zustellbarkeit in der Inbox des Empfängers erreicht wird.

Weitere Details:

Ähnlich wie Sie einen Kontakt zu Ihrem E-Mail-Adressbuch hinzufügen würden, ermöglicht Ihnen das IP Allowlisting, bestimmte IPs zu Ihrer Liste der erlaubten Absender hinzuzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails von den zugelassenen IPs stets in Ihrer Inbox und nicht in Ihrem Spam-Ordner landen. Wenn Sie eine Meltwater-IP-Adresse auf die Allowlist setzen, wird sichergestellt, dass E-Mails von Meltwater, wie z. B. zusammenfassende Berichte und Newsletter, in Ihre Inbox zugestellt werden.

SPF ist ein E-Mail-Authentifizierungsstandard, der die tatsächliche IP-Adresse des E-Mail-Absenders mit einer Liste von IP-Adressen vergleicht, die zum Senden für diese Domain berechtigt sind. Die autorisierte Liste ist im DNS-Eintrag für die Domain enthalten.

Die SPF-Einträge werden zur Bekämpfung von Spam verwendet, da sie dem Empfängerserver mitteilen, welche IP-Adressen für den Versand von dieser Domain validiert sind. DKIM ist ebenfalls ein DNS-Eintrag, der es den Empfänger-Hosts ermöglicht, die Authentizität der sendenden Domain mit Hilfe einer digitalen Signatur zu überprüfen.

Das Einrichten von SPF- und DKIM-Einträgen zeigt Ihren E-Mail-Empfängern, dass Sie derjenige sind, der Sie vorgeben zu sein.

Sie werden feststellen, dass Sie eine bessere Zustellbarkeit bei den Empfängern haben, wenn Sie Ihre SPF- und DKIM-Einträge aktuell halten. Wenn Sie feststellen, dass Ihre E-Mails oft in Spam-Ordnern landen oder nicht zugestellt werden, sind fehlende oder veraltete SPF/DKIM-Einträge oft der Grund dafür. Außerdem helfen Ihnen SPF- und DKIM-Einträge dabei, einen guten Ruf beim Versenden auf ihrer Domain aufzubauen.


So richten Sie IP Allowlisting und SPF/DKIM ein

Es gibt drei Hauptschritte, um diese Aufzeichnungen zu erstellen:

1. Beantragen Sie Ihre Einträge innerhalb der Plattform, 2. bitten Sie Ihren IT-Spezialisten, die Einträge innerhalb Ihrer E-Mail zu aktualisieren und 3. Ihr Domain-Status innerhalb der Plattform hat sich auf "Verifiziert" geändert.

  • Wählen Sie innerhalb der Plattform in der linken Navigationsleiste Einstellungen

  • Wählen Sie Zugelassene Absender

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  • Wenn Sie keine zugelassenen Absender aufgelistet und keine Details unter dem Abschnitt „Domains“ haben, fügen Sie bitte Ihre Arbeits-E-Mail-Adresse als „zugelassenen Absender“ hinzu. Sehen Sie sich dieses Produkt-Tutorial an, das Sie auf Ihrem Bildschirm durch diese Schritte führt, oder lesen Sie den oben genannten schriftlichen Leitfaden zur Einrichtung eines „zugelassenen Absenders“.

  • Nachdem Sie die zugelassenen Absender „aktiviert“ haben, wählen Sie auf Ihrer unverifizierten Domain die Schaltfläche Domain konfigurieren. Denken Sie daran, dass Sie generische Domains wie beispielsweise @gmail.com, @yahoo.com, @hotmail.com oder @comcast.net nicht verifizieren können.

  • Ihre spezifischen CNAME-Einträge werden auf einer neuen Seite geöffnet, und die URL kann an Ihren IT-Spezialisten gesendet werden. CNAME-Einträge werden sowohl SPF- als auch DKIM-Einträge enthalten.

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Details zum Senden an Ihren IT-Spezialisten oder den Manager Ihres E-Mail-Clients:

1. Ersuchen Sie darum, dass sie die folgenden Details auf die Allowlist setzen, um sicherzustellen, dass Sie E-Mails erhalten, die von Meltwater aus gesendet werden.

2. Die URL zu Ihren spezifischen CNAME-Einträgen

3. Diese mit einem Hyperlink versehene Seite, die die IP-Adressen von Meltwater enthält

  • Sobald Ihr IT-Spezialist bestätigt, dass sowohl SPF- als auch DKIM-Einträge erfolgreich implementiert wurden, überprüfen Sie den Status in Meltwater. Bitte beachten Sie, dass die Aktualisierung 24-48 Stunden dauern kann.

  • Wählen Sie innerhalb der Plattform in der linken Navigationsleiste Einstellungen

  • Wählen Sie Zugelassene Absender

  • Ihre Domain ändert sich in 'This Domain has been verified'.

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Weitere Empfehlungen:

  • Senden Sie nach dem Allowlisting durch Ihr IT-Team eine Test-E-Mail an einen Empfänger mit der E-Mail-Domain Ihrer Organisation (intern) und an einen Empfänger mit einer anderen Domain (extern).

  • Wenn die E-Mails nicht angekommen sind, benachrichtigen Sie bitte Ihre IT-Abteilung und bitten Sie sie, sich mit unserem Support-Team in Verbindung zu setzen. Anweisungen dazu finden Sie in der Allowlisting-Dokumentation.

Hinweis: Sobald Ihre IT-Abteilung den Prozess erfolgreich abgeschlossen hat, können weitere zugelassene Absender mit derselben E-Mail-Domain (@firmenname.com) hinzugefügt werden, ohne dass eine erneute Beteiligung Ihrer IT-Abteilung erforderlich ist.


Empfehlungen für E-Mail-Einstellungen beim Versand von Pressemitteilungen

Sobald die Einrichtung eines genehmigten Absenders abgeschlossen ist, profitieren Sie sofort von unseren E-Mail-Analysen, die Sie darüber informieren, wie die Empfänger mit Ihren Inhalten umgehen. So erfahren Sie z. B., welche Reporter sich für Ihre Pitches interessieren, was Ihnen wiederum hilft, Follow-ups zu planen und möglicherweise Ihr Targeting und Messaging für zukünftige Pitches zu überdenken, um die Performance zu steigern.

Sie verzeichnen eine hohe Bounce-Rate für Ihre Pressemitteilung

Hohe Bounce-Raten können durch eine Reihe von Faktoren verursacht werden. Im Folgenden erfahren Sie mehr über Hard Bounces und Soft Bounces.

  • Hard Bounces resultieren typischerweise aus falsch eingegebenen E-Mail-Adressen, veralteten E-Mail-Adressen (z. B. die E-Mail-Adresse existiert nicht mehr) usw. Hard Bounces sind ein guter Hinweis auf die Qualität der Liste und sollten unter 2 % liegen.

  • Soft Bounces werden oft durch Spam-Einstellungen oder Sicherheitseinstellungen auf dem E-Mail-Server des Empfängers ausgelöst. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden eingerichtet, um E-Mail-Spoofing zu verhindern. Soft Bounces können ein guter Hinweis auf die Qualität und Relevanz des Nachrichteninhalts sein.


💡 Tipp

Benötigen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns gerne per Live-Chat oder besuchen Sie unsere Kunden-Community.

Finden Sie Antworten und erhalten Sie Hilfe von den Meltwater Support- und Community-Experten.


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