Es kann herausfordernd sein, eine Pressemitteilung in einer E-Mail zu formatieren, insbesondere wenn der Inhalt aus Microsoft Word übertragen wird. Erfahren Sie Tipps für eine reibungslose Formatierung, um sicherzustellen, dass Ihre Pressemitteilung das beabsichtigte Layout und Design beibehält und Sie Zeit sparen und häufige Fehler vermeiden können.
Dieser Artikel behandelt:
Es ist durchaus üblich, dass unsere Kunden Pressemitteilungen in einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Microsoft Word) erstellen. Das Kopieren und Einfügen von Text aus einem Textverarbeitungsprogramm in einen E-Mail-Editor kann zu unerwarteten (und frustrierenden) Formatierungsänderungen führen, besonders wenn der Text stark formatiert ist. Bevor wir uns mit unseren Empfehlungen beschäftigen, lassen Sie uns mit einem kurzen Überblick darüber beginnen, wie sich ein E-Mail-Editor von einem Textverarbeitungsprogramm unterscheidet.
Den Unterschied zwischen E-Mail-Editoren und Textverarbeitungsprogrammen verstehen
E-Mail-Editoren, wie der, der für den Versand in „Medienarbeit“ verwendet wird, basieren auf HTML. Sie bieten einige Funktionen zur Textformatierung, jedoch nicht den umfassenden Satz an Optionen, die in Textverarbeitungsprogrammen verfügbar sind. Das Verfassen von Texten direkt in unserem E-Mail-Editor funktioniert sehr gut. Das Kopieren und Einfügen von in Microsoft Word verfassten Texten in unseren E-Mail-Editor funktioniert ebenfalls gut, sofern die Formatierung mit der im E-Mail-Editor unterstützten Formatierung übereinstimmt.
Komplexere Formatierungen müssen jedoch vom E-Mail-Editor interpretiert werden und werden automatisch in HTML-Formatierung umgewandelt. Das ist der Punkt, an dem die Dinge schief gehen können. Im Folgenden behandeln wir allgemeine Formatierungsanforderungen und Empfehlungen, wie diese erfolgreich angegangen werden können.
Tipps zum Formatieren von Aufzählungslisten und nummerierten Listen
Aufzählungslisten und nummerierte Listen werden unterstützt, jedoch mit einigen Einschränkungen.
Wenn Sie direkt im E-Mail-Editor schreiben:
Liste der verfügbaren Optionen:
Eine einzige Art eines quadratischen Aufzählungszeichen (durchgehendes quadratisches Symbol)
Eine einzige Art der Nummerierung (1., 2., 3. usw.)
Formatierungsoptionen verfügbar:
Schriftart, Größe, Stil- und Farbformatierung können auf den Text angewendet werden, nicht jedoch auf die Aufzählungszeichen oder Zahlen (z. B. kann der Text einer Liste mit 3 Elementen in Tahoma, 12 pt, fett, rot geändert werden, die Stichpunkte/Zahlen bleiben jedoch im Standardformat)
Aufzählungen und Listen können eingerückt und abgestuft werden
Eine Absatzausrichtung (z. B. zentriert) sollte bei der Verwendung von Listen vermieden werden, da die Ausrichtung nur auf den Text und nicht auf die Aufzählungszeichen angewendet wird.
Wenn Sie aus Word kopieren und einfügen:
Wenn Sie Text in unseren E-Mail-Editor einfügen, empfehlen wir Ihnen, die Option „Formatierung beibehalten“ zu wählen. Folgendes sollten Sie wissen:
Einfache Aufzählungslisten, die in Microsoft Word erstellt wurden, werden als solche in den E-Mail-Editor kopiert (z. B. durchgehendes Quadrat, durchgehender Kreis, offener Kreis)
Einfache nummerierte Listen werden als solche in den Editor kopiert (1., 2., A., B., I., II….)
Andere komplexe Aufzählungszeichen- oder Zahlenformate (z. B. Bindestriche, Häkchen, A) b) usw.) werden nicht unterstützt und in die Standardwerte umgewandelt
Formatierungen können im Editor geändert werden, aber sie beziehen sich nur auf den Text, nicht auf die Aufzählungszeichen oder Zahlen (wie oben beschrieben)
Mehrstufige Listen werden erkannt und kopiert (1., 2., a., b.) mit den gleichen Formatierungseinschränkungen wie oben beschrieben
Ausrichtung von Absätzen und Bildern
Wenn Sie direkt in den E-Mail-Editor schreiben:
Absätze und Bilder lassen sich mit den Standardfunktionen des Menüs einfach ausrichten: links, mittig, rechts und voll ausrichten sowie rechts und links einrücken.
Schritte:
Geben Sie zuerst den Text ein und richten Sie ihn dann aus.
Fügen Sie zuerst das Bild ein und richten Sie es dann aus.
Wenn Sie aus Microsoft Word kopieren und einfügen:
Das Erreichen der gewünschten Ausrichtung mit Kopieren/Einfügen hängt oft davon ab, wie die Ausrichtung im ursprünglichen Microsoft Word-Dokument definiert wurde.
Ein Absatz wird normalerweise erfolgreich kopiert, wenn er mit links-/rechtsbündigen Ausrichtungsmerkmalen ausgerichtet oder eingerückt wird.
Bei einem Absatz, der mit der Tabulatortaste oder durch Drücken der Leertaste ausgerichtet wird, wird die gewünschte Formatierung oft nicht übernommen. Diese Vorgehensweise ist zu vermeiden.
Ein Absatz oder Dokument, das mit Word-„Formatvorlagen“ – wie z. B. dem Einrücken der ersten Zeile jedes Absatzes um 0,5 Zoll – erstellt wurde, kann oft nicht erfolgreich kopiert werden. Diese Vorgehensweise ist zu vermeiden.
Ähnliche Empfehlungen gelten für Bilder.
Die Standardausrichtungsfunktionen funktionieren gut.
Die Verwendung von Tabulatoren oder der Leertaste zum Ausrichten führt oft nicht zu den gewünschten Ergebnissen.
Auch Bilder mit Textumbruch sind zu komplex, um konsistente Ergebnisse zu erzielen. Dies kann durch die Bearbeitung des Quellcodes im E-Mail-Editor erreicht werden.
Empfehlungen:
Halten Sie die Formatierung auf die Kernfunktionen beschränkt. Die Ausrichtung von Text und Bildern wird am besten durch die Verwendung der Ausrichtungsfunktionen des Editors erreicht: links, zentriert, rechts, vollständige Ausrichtung; Einzug links und rechts.
Um komplexe Layouts, wie z. B. Tabellen und Bilder mit Textumbruch, zu erreichen, müssen Sie den Quellcode bearbeiten und benötigen möglicherweise Hilfe. Benötigen Sie Hilfe? Wenn Sie Hilfe bei der Formatierung Ihrer Veröffentlichung benötigen und bereits eine Kopie Ihres Entwurfs haben, teilen Sie diese bitte mit unserem Team über den Live-Chat innerhalb der Plattform zusammen mit den Details des Fortschritts, den Sie gemacht haben, und sie können Ihnen weiterhelfen.
Hinweis: Dies ist spezifisch für Microsoft Word und gilt nicht für andere Textverarbeitungsprogramme wie Google Docs.
Seriendruck
Dynamische Felder für Vorname und Nachname können eingefügt werden, um die Personalisierung Ihrer E-Mails zu unterstützen. Wenn Sie die Kopie Ihrer E-Mail formatieren (Schriftart, Größe, Stil), stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Schritte befolgen, damit das dynamische Feld richtig formatiert wird:
Wählen Sie das gewünschte Format für Ihren Absatz (z. B. Tahoma, 12 pt)
Schreiben Sie den Absatz
Fügen Sie das Feld ein, während Sie tippen oder nachdem Sie den Absatz fertiggestellt haben
Wenn Sie die Formatierung anwenden, nachdem Sie Ihren Text geschrieben haben, wird die Formatierung NICHT auf das dynamische Feld angewendet. Sie müssen die gewünschte Formatierung anwenden, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen und ein dynamisches Feld einfügen.
Erscheinungsbild im E-Mail-Editor vs. E-Mail-Client des Empfängers
Viele der Probleme, die uns von Kunden gemeldet werden, betreffen nicht nur unser Produkt. Es handelt sich um inhärente Probleme beim Kopieren und Einfügen von stark formatiertem Text von einer Anwendung in eine andere. Selbst nachdem Sie in unserem E-Mail-Editor eine „pixelperfekte“ E-Mail erstellt haben, gibt es keine Garantie dafür, dass sie in anderen E-Mail-Clients, die von Ihren Empfängern verwendet werden, auf einheitliche Weise dargestellt wird.
Infolgedessen gibt es Unternehmen, die spezielle Lösungen anbieten, um E-Mails vor dem Versand zu testen, damit sichergestellt ist, dass sie auch in 90 verschiedenen E-Mail-Clients gut aussehen (z. B. Email on Acid).
💡 Tipp
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